Rejsevilkår for grupperejser (firma- og konferencerejser)

Aftale

Aftalen er bindende for begge parter, når TUI skriftligt har bekræftet de rejsendes bestilling, og de rejsende rettidigt har indbetalt depositum ifølge aftale med TUI.
Den indgåede aftale om pris for rejsearrangementet kan ikke kombineres med andre af TUIs eventuelle tilbud og kampagner.

Ud over nedenstående rejsevilkår for grupperejser, gælder de ”Almindelige bestemmelser for køb og deltagelse i Pakkerejser”. Læs nærmere om rejsevilkår her.

Kontakt

Alle deltagere til en konference eller grupperejse, skal udpege en kontaktperson med ret til at repræsentere deltagerne i forhold til TUI om alle spørgsmål vedrørende konferencen eller grupperejsen.

Deltagerliste/navnerapportering

Ved grupper som betales på en samlet faktura
Hvis andet ikke er aftalt skriftligt med TUI, skal navnerapportering/deltagerliste fremsendes senest 90 dage før afrejsedato. Det er gruppens udpegede kontaktperson, som fremsender deltagerliste samt evt aktivitetsprogram til TUI.
Deltagerlisten skal indeholde alle de rejsendes fulde navne, som i gyldigt pas, fødselsdato, mobilnummer samt information om værelsesfordelingen.
Det er kontaktpersonens ansvar at sørge for, at navneoplysningerne er helt korrekte. Fejlstavede og ufuldstændige navne vil medføre et ændrings gebyr. Se afsnit nedenfor.

For deltagernes sikkerhed, skal deltagerlisten fremsendes som krypteret dokument, så ingen uvedkommende vil få adgang til personoplysningerne. Husk at kodeord til det krypterede dokument ikke må medsendes i samme mail/fil som selve dokumentet, men at kodeordet skal sendes i separat mail.

Ved grupper med individuelle betalinger fra de rejsende/rejsende vil have eget bestillingsnummer.
Bestilleren skal senest 14 arbejdsdage efter bestillingstidspunktet, indsende deltager/adresseliste, så TUI kan fremsende bekræftelse på mail direkte til hver af de rejsende. Den rejsende kan da efterfølgende betale på sin rejse via betalingslink.
Det er kontaktpersonen, som fremsender deltagerliste samt evt aktivitetsprogram til TUI.
Deltagerlisten skal indeholde de rejsendes fulde navne, som i gyldigt pas, fødselsdato, mobilnummer samt information om værelsesfordelingen.
Det er kontaktpersonens ansvar at sørge for, at navneoplysningerne er helt korrekte. Fejlstavede og ufuldstændige navne vil medføre et ændrings gebyr. Se afsnit nedenfor.

For deltagernes sikkerhed, skal deltagerlisten fremsendes som krypteret dokument, så ingen uvedkommende vil få adgang til personoplysningerne. Husk at kodeord til det krypterede dokument ikke må medsendes i samme mail/fil som selve dokumentet, men at kodeordet skal sendes i separat mail.

Afbestilling

Ved gruppe som betaler på en samlet faktura
Afbestilling skal altid ske skriftligt til gruppe@tui.dk og skal foretages af kontaktpersonen. Kontaktpersonen skal ved afbestilling, oplyse bestillingsnummer/navn på den bekræftelse/billet, som skal afbestilles.

Hvis afbestilling medfører en øget pris for de øvrige rejsende (f.eks hvis et dobbeltværelse for 2 personer skal ændres til et enkeltværelse) vil enkeltværelsestillæg blive lagt oven i det oplyste afbestillingsgebyr.

Gebyrer ved afbestilling per person i følge tabellen nedenfor:

 

For grupper med individuelt betalende rejsende, henviser vi til TUIs Rejsevilkår.
For individuelt betalende rejsende, som bestiller træningsrejse via link på TUIs webside, henviser vi til TUIs Rejsevilkår.

Afbestillingsforsikring

Individuelt betalende rejsende kan tegne en afbestillingsforsikring, som i visse tilfælde vil dække afbestillingsomkostningerne. Læs mere om afbestillingsforsikring.

Ændringer

For hver ændring i den indgåede rejseaftale, pålægges et gebyr på minimum 500,- pr. ændring
Korrigering af fejlstavet navn efter navnerapportering er fremsendt rettidigt til TUI, vil medføre et gebyr på kr. 195,- pr. fejlstavet navn.
Navneændring, hvor rejsen overgives til anden person, pålægges et gebyr på kr. 500,-.

Betalingsvilkår

Depositum på 2.000 DKK per person for rejsemål indenfor Europa/Middelhavs landene, og 4.000 DKK per person til øvrige/oversøiske rejsemål, skal betales ifølge TUIs information i rejseaftalen.

1. Slutbetaling skal være TUI i hænde senest 60 dage før afrejse.
2. Hvis der er mindre end 60 dage til afrejse, når rejseaftalen indgås, skal hele rejsens beløb betales med det samme.
3. Merpris/udgift for eventuelle ekstra arrangementer, vil blive faktureret. Ekstra arrangementer skal betales senest 10 dage efter faktureringsdatoen.
4. Hvis betalingsfristerne ikke overholdes, vil der blive pålagt et administrationsgebyr på 15% af beløbet.

Øvrigt

Udover ovennævnte punkter, er TUI Rejsevilkår gældende.